Politica de datos
La presente política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y normas que modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales y busca garantizar que RACKETBALL S.A. en su condición de responsable de manejo de la información, realice el Tratamiento de la misma en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando los derechos que a los Titulares de la información les asiste.
La sociedad RACKETBALL S.A. está comprometida con proteger la veracidad, confidencialidad, transparencia, integridad y seguridad de la información personal que los titulares de la información nos confían, por lo tanto, informa a los clientes, proveedores, colaboradores y demás titulares de los datos, que RACKETBALL S.A. no comparte información personal con terceros, excepto en lo que concierne al correcto desarrollo de los contratos y negocios jurídicos celebrados con ellos, así como para las finalidades que autoricen y para los casos permitidos por la Ley. Así mismo, la empresa divulga y da a conocer a los titulares de la información, las políticas para la Protección de Datos Personales, al momento en que la relación contractual es establecida.
1. INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL.
La empresa responsable del tratamiento de los datos personales es:
• Razón social: RACKETBALL S.A.
• Domicilio: Medellín- Colombia
• Dirección: Carrera 60A # 49 - 57
• Email: contacto@racketball.co
• Teléfono: (604) 444 52 44
DEFINICIONES.
Para efectos de la aplicación de las condiciones contenidas en el presente Manual y de acuerdo con lo contenido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 se entiende por:
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Datos Sensibles: Son aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Datos Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos entre otros, los datos relativos al estado civil, profesión u oficio y a su calidad de comerciante o servidor público.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de la información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• El aviso de privacidad como mínimo deberá contener la siguiente información:
o La Identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
o El tipo de Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
o Los mecanismos generales dispuestos por el responsable, para que el titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos debe informar al titular como acceder o consultar la política de tratamiento de información.
PRINCIPIOS
Los principios que se detallan a continuación constituyen los parámetros generales que serán aceptados por RACKETBALL S.A. para los procesos de recolección, uso y tratamiento de los datos personales así:
• Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
• Principio de Libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.
• Principio de Veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable, y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de Transparencia: En el tratamiento se garantizará el derecho del Titular a obtener de RACKETBALL S.A., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales salvo la información pública no podrán estar disponibles en Internet, u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
• Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de RACKETBALL S.A., se protegerá mediante el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
2. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y SU FINALIDAD.
En ejercicio de su objeto social, RACKETBALL S.A. realiza el Tratamiento de datos personales de sus empleados, proveedores, clientes y usuarios de sus productos. Así mismo en cumplimiento de la legislación aplicable RACKETBALL S.A. puede requerir transmitir o transferir dichos datos a las plataformas indicadas y/o a los sistemas de seguridad implementados por este.
En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos personales por parte de RACKETBALL S.A. se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular.
Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo a la finalidad o finalidades que tenga cada tipo de Tratamiento, según lo indicado en el numeral 3 de esta Política.
2.1 Tratamientos de datos personales de niñas, niños y/o adolescentes.
El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que sean de naturaleza pública cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos:
a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
c) Valoración de la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente podrá otorgar la autorización para el Tratamiento, previo ejercicio del derecho del menor de su derecho de ser escuchado, opinión que deberá valorar teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
2.2 Tratamiento de datos sensibles:
RACKETBALL S.A. observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
Adicionalmente, se asegura el respeto de los derechos fundamentales de los titulares de los datos sensibles.
3. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO.
Las finalidades del Tratamiento de Datos personales realizada por RACKETBALL S.A. son las siguientes:
• Ejecución de los contratos suscritos con RACKETBALL S.A.
• Servicio al cliente y mercadeo.
• Envío de información relacionada con la relación contractual.
• Para la debida facturación de las compras realizadas por los clientes.
• Para gestionar los pedidos de los clientes y realizar los respectivos envíos.
• Para informar a los clientes sobre nuevos productos, noticias y ofertas.
• Para proporcionar asistencia sobre algún pedido o proceso de RACKETBALL S.A. en caso de que se requiera.
• Envío de información relacionada con novedades legales y regulatorias de interés para los clientes de RACKETBALL S.A.
• Registro de información estadística de clientes de RACKETBALL S.A.
• Registro de información de los empleados(as) de contratistas que prestan servicios en RACKETBALL S.A.
• Para el debido cumplimiento de las obligaciones derivadas de la compra de bienes o contratación de servicios.
• Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores, contratistas y sus empleados(as) con RACKETBALL S.A.
• Ejecución del contrato de trabajo correspondiente.
• Dar cumplimiento a las obligaciones que se deriven de la relación laboral, tales como, realizar todos los trámites necesarios, ante las autoridades, tales como, realizar los trámites correspondientes ante el Sistema de Seguridad Social, realizar trámites ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales–DIAN, o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable.
• Asuntos que sean requeridos por el Área Administrativa y de Recursos Humanos de RACKETBALL S.A., dentro de los cuales es posible enunciar la identificación plena del trabajador, archivo y manejo de sus datos de contacto, archivo y manejo de la información profesional y académica del trabajador, entre otros.
• Para notificar a familiares, a la línea de atención 123 y cualquier servicio de atención prioritaria en caso de emergencias durante su estancia en las instalaciones de RACKETBALL S.A.
• Comunicación en general, registro, capacitaciones, autorizaciones y para la gestión de las actividades o actuaciones en las cuales de relacionan los empleados(as) y sus familiares con RACKETBALL S.A.
• Adelantar procesos de selección de personal y funcionarios, de conformidad con las políticas de selección de RACKETBALL S.A.
• Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los Titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.
• Investigar, verificar y validar la información suministrada por los Titulares, con cualquier información de la que RACKETBALL S.A. legítimamente disponga.
• Consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los Titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de centrales de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.
• Aspectos Laborales, de Seguridad Social, Cajas de Compensación.
• Oferta de productos o servicios de RACKETBALL S.A.
• Suministrar la información necesaria al encargado del proceso de liquidación de nómina.
• Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales derivadas del contrato de trabajo.
• Informar los cambios que se puedan llegar a presentar en desarrollo del vínculo laboral.
• Realizar estudios internos.
• Manejo de embargos judiciales a través de nómina, Administrar salarios y beneficios, Coordinar el desarrollo profesional de los empleados,
• Permitir el acceso de los empleados(as) a los recursos informáticos de la Empresa.
• Gestionar la relación societaria con los accionistas para el adecuado desarrollo de la relación entre la empresa y sus accionistas, en cumplimiento de la normativa aplicable.
En caso de que RACKETBALL S.A. no se encuentre en capacidad de realizar el tratamiento por sus propios medios, podrá transferir los datos recopilados para que sean tratados por un tercero, previa notificación a los Titulares de los datos recopilados, el cual será el encargado del tratamiento y deberá garantizar condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transferida para el tratamiento.
4. DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR DE LOS DATOS.
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a RACKETBALL S.A. en su calidad de Responsable del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no hay asido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a RACKETBALL S.A. en su calidad de Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
c) Ser informado por RACKETBALL S.A. previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante RACKETBALL S.A.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
5. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.
El Área de Servicio al Cliente de RACKETBALL S.A. será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular de la información personal a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Se podrá acceder mediante el correo contacto@racketball.co
6. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS
6.1 Procedimiento para acceso y de consulta.
El Titular de los datos, o sus causahabientes, podrán consultar la información que repose en las bases de datos en posesión de RACKETBALL S.A., para lo cual deberán formular la correspondiente petición, por escrito, y radicarla ante el Área encargada, de lunes a viernes en horario de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. y los sábados de 8:00 a.m. a 11:00 a.m., en la dirección Carrera 60A # 49 - 57 en el Municipio de Medellín-Antioquia; o en la dirección de correo electrónico contacto@racketball.co
Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6.2 Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión, revocatoria de la autorización o para presentar reclamos
El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las base de datos de RACKETBALL S.A. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante RACKETBALL S.A. el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la ley 1581 de 2012:
a) El reclamo se formulará mediante solicitud radicada ante el Área Administrativa de RACKETBALL S.A. de lunes a viernes en horario de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. y los sábados de 8:00 a.m. a 11:00 a.m., en la dirección Carrera 60A # 49 - 57 en el Municipio de Medellín-Antioquia; o en la dirección de correo electrónico contacto@racketball.co
b) Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
c) La solicitud debe contener la siguiente información:
(i) La identificación del Titular.
(ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
(iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.
(iv) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
(v) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
(vi) Los documentos que se quiera hacer valer.
(vii) Firma, número de identificación y/o huella.
(viii) Radicación en original.
d) Si el reclamo resulta incompleto, RACKETBALL S.A. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
e) Si el Área que recibe el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
f) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
g) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6.3 Supresión de Datos
El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a RACKETBALL S.A. la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
d) Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por RACKETBALL S.A.
e) Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
(i) La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
(ii) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
(iii) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
Esto podrá llevarse a cabo, solicitándolo a la Dirección Administrativa de RACKETBALL S.A. de lunes a viernes en horario de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. y los sábados de 8:00 a.m. a 11:00 a.m., en la dirección Carrera 60A # 49 - 57 en el Municipio de Medellín-Antioquia; o en la dirección de correo electrónico contacto@racketball.co
6.4 Revocatoria de la Autorización.
El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal, solicitándolo a la Dirección Administrativa de RACKETBALL S.A. de lunes a viernes en horario de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. y los sábados de 8:00 a.m. a 11:00 a.m., en la dirección Carrera 60A # 49 - 57 en el Municipio de Medellín-Antioquia; o en la dirección de correo electrónico contacto@racketball.co
7. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.
En desarrollo del principio de seguridad, RACKETBALL S.A. ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y RACKETBALL S.A. no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional. No obstante lo anterior, RACKETBALL S.A. no será responsable por cualquier acción tendiente a infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los Datos Personales.
8. VIGENCIA DE LA POLÍTICA.
La Política rige a partir del 27 de agosto de 2021.
Se actualiza la Política el día 28 de marzo de 2025.
Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.
